Bordro İle Gider Geri Ödemesinin Vergi Uygulamaları

İç Gelir Servisi, işverenlerin çalışanlarına işe yapılan iş giderleri için geri ödeme yapmalarını sağlar. Sorumlu bir plan çerçevesinde, bu gider geri ödemeleri çalışanlara vergisizdir. Sorumsuz bir plan ise, ödemeler ücret olarak kabul edilir. Geri ödemeler bordro yoluyla yapılırsa, bu hesaplanamayacak bir planın parçası oldukları ve çalışanın geri ödemeler için vergi ödeyeceği anlamına gelir.

Gascredit pompalama takım elbiseli adam: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Çalışan İşletme Giderleri

Şirket temsilcileri olarak, çalışanlar çalışırken işletme giderlerine maruz kalma eğilimindedir. Bir müşteriyle tanışmaya çalışmak, bazı büro malzemelerini almak veya bir müşteriyi öğle yemeğine çıkarmak, işveren tarafından ödenebilecek tüm işletme giderleridir. Harcamaları belgelemek ve doğrulamak için çalışanlar, iş alımlarını yaparken makbuzların kopyalarını saklamalıdır. IRS, işverenlerin çalışanlarına araba yolculuğu için kilometrelerce geri ödeme yapmalarını sağlar, böylece çalışanlar gaz makbuzlarını kurtarmak yerine ayrıntılı bir iş gezisi günlüğü tutabilir.

Hesap Verilebilir ve Hesaplanamayan Planlar

İşverenler çalışanlarına iş masrafları için geri ödeme yaptığında, bunu hesap verebilir bir plan veya hesaplanamaz bir plan çerçevesinde yaparlar. Sorumlu bir plan, çalışanın masrafların zamanında belgelenmesini sağladığı ve fazla geri ödemeleri iade ettiği plandır. İşveren, giderin bir ticari bağlantısı olduğunu doğrular ve belgelerin kopyasını saklar. Sorumlu bir plan çerçevesinde, gider geri ödemesi gelir değildir. Bunun yerine, çalışanlara yapılan masrafların vergisiz bir şekilde ödenmesi.

Sorumlu Bir Plan Altında Çeklerin Düzenlenmesi

Sorumlu bir planınız varsa, gider geri ödemeleri bordro yoluyla işleme alınmamalıdır. Bunun yerine, çalışanlardan düzenli olarak masraf belgelerini toplamasını ve ardından bir masraf geri ödeme kontrolü düzenlemesini isteyin. Bu ödemeler şirket gideri olarak kaydedilmelidir. Örneğin, bir çalışanı 50 $ 'lık bir kilometre geri ödeme çekini keserseniz, bu 50 $' ın kilometre gideri olarak kaydedilmesi gerekir. Şirketiniz bu masrafları ticari vergi beyannamesiyle yazabilecek, böylece masrafı doğrulamak için kilometre formlarının ve makbuzların kopyalarını saklayabilirsiniz.

Hesaplanamayan Planlar İçin Bordro İşlemesi

İşveren hesap verebilir bir planın kurallarını yerine getirmiyorsa, hesap edilemez bir plan çerçevesinde faaliyet gösteriyor. Bazen bir işveren, kayıt tutmayı en aza indirgemek için sayılmaz bir plan uygular. Örneğin, bir şirket çalışanlarına yıllık işletme eğitimi için yiyecek ve kilometre masraflarını karşılamak ve makbuz gerektirmeyen her biri için 500 dolar vermeyi seçebilir. Bu durumda, gider geri ödemeleri aslında ücret olarak kabul edilir ve çalışanlar kendilerine vergi öderler.

Bunlar ücret olarak kabul edildiğinden, hesaplanamayan bir plandaki gider geri ödemeleri maaş bordrosunda yapılmalıdır. Bu şekilde, işveren federal, eyalet ve bordro vergilerini durdurabilir. Yıl sonunda gider geri ödemeleri, çalışanın W-2 Formunda ücret olarak rapor edilecektir.