İçindekiler:
Seyahat etmeyi gerektiren bir işiniz varsa, kendi ülkenizde ya da eyaletinizde ya da eyalet ya da ülke dışındaysa, şirketiniz bu giderler için hesap verebilirlik ve geri ödeme yöntemini seçer. Bazı şirketler gerçek giderlerinizi öder, bazıları size seyahat izni verir. Seyahat izni alırsanız, kişisel vergi borcunuz, işvereninizin hesap verebilir veya hesap verilemez bir planı olup olmamasına bağlıdır. Fiili masrafların geri ödenmesi vergiye tabi değildir.
Seyahat İadesi Yöntemleri
Seyahate çıkmanız gerekiyorsa ve bu seyahat işle ilgili olarak değerlendirilirse, şirketinizin bu masraflar için size geri ödeme yapabileceği birkaç yol vardır. Seyahatten önce bir seyahat sigortası maaşı alabilir, masraflarınızı ödeyebilir ve geri ödeme yapabilir ya da maaşınızın belgelenmesini ve harcanmamış herhangi bir kısmını işvereninize iade etmenizi gerektiren bir seyahat sigortası maaşı alabilirsiniz. Şirketiniz bu fonları hesap verilebilir bir plan veya hesaplanamayan bir plan altında sağlamayı seçebilir veya harcamaların bir kısmını günlük harcırah olarak hesaplayabilir.
Sorumlu Plan
Eğer işvereniniz hesap verebilir bir plan kullanıyorsa, seyahat masraflarınızla yaptığınız işletme masrafları gelir olarak vergilendirilmez ve FICA vergilerine tabi değildir. Sorumlu bir plan, bazı IRS gerekliliklerini yerine getirmelidir. Giderler işletme ile ilgili olmalı ve aksi takdirde, bir işletme gideri olarak mahsup edilebilir. İşvereniniz, giderin tarihini, saatini, yerini, miktarını ve iş amacını makul bir süre içerisinde - genellikle 60 gün içinde - belgelemek suretiyle harcamalarınızı belgelemenizi zorunlu tutmalıdır.
Tüm harcamalar, harcırah başına plan ödemesi yapılmadıkça, örneğin mil masrafları gibi makbuzlar gerektirir. Seyahat masraflarınız için seyahatiniz için gerekli olmayan paranın fazlalığı makul bir süre içerisinde şirkete iade edilmelidir. İade edilmeyen paralar tamamen vergilendirilebilir.
Sorumsuz Plan
Hesaplanamaz bir plan, çalışanın seyahat masrafını kullanarak yaptığı harcamaların hiçbirini hesaba katmasını gerektirmeyen bir plandır. Bu tür bir plan altında, seyahat masraflarınızı dokümantasyon veya açıklama olmadan seçtiğiniz herhangi bir şeye harcayabilir ve seyahat masrafınızın kullanılmayan kısmını işvereninize iade etmeniz gerekmez. Bu tür bir plana göre, seyahat harcırahınızın tutarı, W-2 formunuzdaki vergilendirilebilir gelirinize dahil edilir ve ayrıca FICA vergilerine tabidir - Medicare and Social Security.
Harcırah Giderleri
IRS, çalışanlara yemek, konaklama ve kilometre gibi seyahat masrafları için sabit bir oranın geri ödenmesi için prosedürlere sahiptir. Örneğin, 2011 yılında, IRS kilometre geri ödeme oranı mil başına 51 kuruş oldu. Bu oran, gaz fiyatlarındaki dalgalanmaya göre ayarlanır. Bu plana göre, harcamalarınız için, seyahatiniz için iş sebebini ve seyahat ettiğiniz mil sayısını belirtmeniz gereken IRS tarafından belirlenen standart oranlarda ödeme yapılır.
Harcamalarınız sadece günlük harcırah oranına göre geri ödenirse, bu bir hesaplanabilir gider olarak kabul edilir ve vergilendirilemez. Ancak, harcırah oranını aşarsanız ve geri ödeme talebinde bulunursanız, fazlalık vergiye tabidir. Harcama harcırah oranı olmayan seyahat harcırahı tarafından karşılanan diğer harcamalar için, hesaba katmanız gerekiyorsa, vergiye tabi değildir, ancak seyahat harcırahınız masrafları karşılarsa ve ne hesaba katmanız gerekse ne de iade etmeniz istenir. bu tutarlar vergiye tabidir ve gelirinize eklenir.