İçindekiler:
İstediğiniz veya bir şirketten beklediğiniz hizmeti alamadığınızda, bir müşteri hizmetleri şikayetinde bulunmanız gerekebilir. Bazen bir sorunu çözmenin tek yolu budur. Şirketin temsilcileriyle, kasiyerlerle, muhabirlerle ve denetçilerle boşuna konuşmadığınız takdirde, resmi bir şikayette bulunmak, sorununuzu hızlı bir şekilde düzeltebilir. Bir şikayette bulunmaya hazır olduğunuzda, bazı bilgileri toplamanız ve doğru adımları ve prosedürleri izlemeniz gerekebilir. Farklı şirketler şikayette bulunma konusunda farklı prosedürlere sahiptir.
Adım
Şikayette bulunduğunuz şirketi arayın ve bir müşteri hizmetleri şikayetinde bulunma prosedürünü isteyin. Bazı şirketler çevrimiçi olarak şikayette bulunmanıza izin verir ve diğer şirketler de şikayetinizi yazılı olarak bildirmenizi ister. Mektuptaki talimatlarını takip et. Müşteri hizmetleri şikayetinizin yazılması gerekiyorsa, gitmesi gereken departman için doğru adresi alın. Mektubunuzun bir başkasına mı yoksa sadece bir departmana mı gönderilmesi gerektiğini öğrenin.
Adım
Tüm bilgilerinizi toplayın. Şikayetinizin sebebi ise, konuştuğunuz kişinin adına ihtiyacınız olabilir. Denetçiler dahil, konuştuğunuz herkesin isimlerini alın. Bölümün adını ve bölümün telefon numarasını not edin. Bireylerle konuştuğunuz tarihleri ve saatleri biliyorsanız, bunları belgenize ekleyin. Bazen birkaç gün boyunca farklı kişilerle konuşarak, bir servis çağrısının çözülmesine çalışarak geçirebilirsiniz. Müşteri hizmetleri şikayetinizle ilgili aklınıza gelebilecek tüm detayları not edin.
Adım
Mektubunu yaz. Mektubunuzu yazarken hiçbir bilgiyi dışlamadığınızdan emin olun. İşlerin nasıl gerçekleştiği sırasını ve belirli kişilere konuştuğunuz sırayı yazın. Şikayetinizin ne hakkında olduğunu da ayrıntılı olarak açıklamanız gerekir. Mümkün olduğunca çok ayrıntı verin. Sorunu çözmek için attığınız adımları ekleyin. Durumunuzu düzeltmek için şirketin neden gerekli adımları atması gerektiğini açıklayın. Şirkete çok yakın bir zamanda onlardan haber almayı bekleyeceğinizi bildirin.
Adım
Mektubunu gönder. Mektubunuza, davanıza yardımcı olacak herhangi bir belgenin fotokopisini ekleyin. Mektubunuzun bir kopyasını kayıtlarınız için saklayın. Şirket makul bir süre içerisinde sizinle birlikte geri dönmelidir. Yanıt vermeleri 10 ila 15 gün olsun. Mektubunuzun bir kopyasını konuştuğunuz herkese veya en azından ilgili bölümdeki amirinize göndermek isteyebilirsiniz.
Adım
Uygun ajansı takip edin. Sorununuzu çözemediğinizi tespit ederseniz, Federal Ticaret Komisyonu (FTC), Daha İyi İş Bürosu, bir kredi raporlama kurumu veya hatta Başsavcının ofisine başvurmanız gerekebilir. Ayrıca şikayetleri kayıt altına almak için kendi prosedürleri olacaktır.