Defterler, kredi ve borç kayıtlarını çalıştırıyor. Çek defterlerimize veya depozitolarımıza her depozito ya da depozito girdiğimizde ya da tasarruf hesap defterine para çekerken para çekiyoruz. Bazı insanlar ev defteri tutar. Diğerleri küçük şirketler veya uluslararası şirketler için şirket defteri tutar. Bilgisayarlaşma, muhasebecinin işini basitleştirmiş olmasına rağmen, hanehalkı finansmanlarına da uygulanabilir. Bilgisayar tabanlı defterler, satın alınabilecek profesyonel paketlerin yanı sıra ücretsiz veya shareware olarak da mevcuttur. Defter tabletleri, herhangi bir ofis satış mağazasında ve çoğu kırtasiye istasyonunda mevcuttur.
Defterler, tarih, detay, kredi, borç ve bakiye için kullanılan en az beş sütun içerir. Ayrıntı sütunu, alacaklının adı veya gelir kaynağı ve diğer notlar için kullanılır. Gelir veya gider, kredi veya borç sütununda (diğer sütunu boş bırakarak) kaydedilir ve bilançoda cari bir toplam girilir. Vergilendirilebilir geliri veya indirilebilir giderleri belirtmek için sütunlar eklenebilir. Defterler, gerçekleşen işlemlerin sayısına bağlı olarak belirli bir süre --- hafta veya ay --- tutulmalıdır. Dönem sonunda borçlar ve krediler toplanmakta, krediler eklenerek ve bakiyelerin açılış bakiyesinden düşülmesiyle sona eren bakiye kontrol edilmektedir. Bitiş bakiyesi, defterde gelecek dönem için açılış bakiyesi olarak "ileri sürülür". Defterinizin her bir sayfasını bir unvan (ev sahibi defteri, işletme adı), sayfanın kapsadığı tarih ve sütun başlıkları ile işaretlediğinizden emin olun. Bir etkinlik dönemini kapsaması birden fazla sayfa alıyorsa, her sayfadaki toplam sayı için sayfa numaralarını işaretlediğinizden emin olun.
Defterler, muhasebeciler tarafından bilanço hazırlamak, gelir ve giderlerini vergi iadesi için izlemek ve bütçe hazırlamak için kullanılır. Bu amaçla defteri kullanmak için, her varlık ve borç grubuna hesap numaraları verir. Ayrı bir hesap numarası verilebilir: her bir kaynaktan elde edilen gelir, kira, ipotek ve kredi ödemeleri, bilgisayar kiralama, okul harcamaları veya yıl sonunda toplamına ihtiyaç duyabileceğiniz her türlü gelir veya harcama. Hesap numaralandırma, vergileri hesaplamak veya bütçeleri hazırlamak için kullanılabilecek verileri toplamayı kolaylaştırır. Defterinizi kullanarak, işletmeniz ve hanehalkınız için hangi giderleri planlamanız gerektiğini ve ne tür bir gelir beklediğinizi tahmin edebilecek bir bütçe hazırlayabilirsiniz. Muhasebeciniz için parayı takip etmek ve eksiksiz kayıtlara sahip olmak için ticari ve kişisel hesaplar için ayrı defterler bulundurun.